申し込み/割当管理とは
留学生寮管理における申し込み/割当管理とは、文字通り募集に対して行われた申し込みを管理するためのものです。内容のチェックや編集はもちろん、部屋の割当と確定操作、入寮から退寮までの情報管理までを含みます。さらに契約更新が可能な場合にはその意思確認と審査も行う場合もあります。
もし現在の運用がGoogleフォームのようなフォームサービスを使ってエクセルで管理しているような場合には、そのエクセル自体が秘伝のたれのように、担当者にしか扱い辛いものになってしまっているケースも多いようです。管理する部屋数や学生数が少ない場合にはこうしたエクセルベースでの対応が最もコストパフォーマンスに優れる場合もありますが、規模が拡大するにつれて、そのマイナス面ばかりが急激に肥大化していきます。
申し込み/割当管理は留学生寮管理における根幹とも言える部分で、この業務に関連する作業をいかに効率化できるかが運用担当部署の負荷量を大きく左右すると言えます。正確に管理することは当然のこととして、申し込みを管理する上で発生する様々なコミュニケーションや修正をいかに効率化するかが重要です。
申し込み/割当管理をシステム化するメリット
1. 秘伝のエクセルから脱し、一元管理が可能
もし、現在の運用がエクセルでの管理であるなら、非常に柔軟な一方で、エクセルというソフトウェアの制限がそのまま業務の制限になってしまう状態と言えます。ファイル共有の問題はもちろんありますが、引き継ぎの際の混乱、似たようなファイルばかり増殖する問題など、エクセルでの管理はある規模を境に容易に限界に達すると言えます。
こうした状況を改善するには情報を一元管理する他ありません。そしてシステム化こそ、情報の一元管理に最適です。管理部署内で複数人が絡む場合や、寮長、管理会社など、複数の立場の利害関係者がいる場合などはなおさら、情報を一元管理することのメリットが大きくなります。
一元管理できることで、情報の散在は問題にならなくなりますし、データの更新漏れや、伝達漏れがなくなることはもちろん、情報を探すためにかかっていたありとあらゆる時間や無駄を根絶することができます。
2. 申し込み時に細かいデータチェックが可能
申し込みの際にはたくさんの情報を取得することが一般的だと思います。こうした申し込みの際にできるだけおかしな内容のものを減らすことがその後の無用なやり取りを減らすために重要なことは言うまでもありません。Googleフォームのようなフォームサービスでも形式の指定や、存在チェック等の簡単な条件づけはできると思いますが、それ以上の複雑なことをできるのがシステム化のメリットです。
例えば、その他の選択肢を選んだ場合にのみ詳細を求める入力欄を表示して必須にしたりといったことも容易に実現可能です。また、メールアドレス自体がきちんと届くものであることを確認するためにメールアドレスの確認フローをいれたりすることも可能になります。
3. 申し込みごとの内部メモを登録でき、参照可能
情報の一元管理にも関連しますが、申し込みごとに、内部的に共有すべき事項を登録したいことがあると思います。関係する部署からの情報であったり、当該留学生からの申告情報であったり、過去のトラブル履歴であったりと、その情報の種類は様々でも、そうした情報を保存できる場所があるべきです。
申し込みに内部メモを登録できるようにすることで、こうした内部的に共有、蓄積しておくべき情報にも簡単にアクセスできるようになります。あわせて、申し込み一覧の画面から検索できるようにすることでさらに便利に使えるでしょう。
4. 優先度や事情にあわせたタグ付けと抽出が可能
大学内で、補助金や、様々なプログラムを運用している場合、そうした制度の対象者だけをグループ化したいといったニーズがあるかもしれません。そうした場合にタグ付けを行うことで容易かつ高精度に管理できるようになります。
例えば「XXXプログラム」といったタグをあらかじめ準備しておき、それを対象の申し込みに設定することで以後はそのタグを指定して絞り込みが行えるようになるイメージです。フリーワードでの内部メモ登録でも問題ないケースも多くありますが、表記の揺れの影響を受けないかたちで精度を求めるのであれば、こうしたタグ付けの恩恵は大きなものになるでしょう。
5. 督促等のメールやりとりも効率的に送信可能
申し込み者に対して、メールを送信することも多いと思います。そうしたメール送信と容易に統合できるのもシステム化のメリットの一つと言えます。定型的なメール送信であれば自動化をすることもできますし、よく使う内容をメールテンプレートとして登録しておいて、呼び出して使う、ということも実現可能です。
さらに送信したメールをシステム内に蓄積しておくようにしておけば、過去のやりとり履歴をいつでも参照できるようになるため、情報の一元管理が進んで便利になります。
留学生寮の申し込み/割当管理はお任せください
Dormforの申し込み/割当管理機能
申し込み内容
メールアドレスや姓名（ミドルネーム）、性別や生年月日や住所、学部や学籍番号、考慮事項といった基本的な申し込み内容を取得、管理することができます。
希望寮、希望期間
募集対象寮のうち、どの寮を希望するかの選択や、入寮期間としてどの期間を希望するかといった情報を取得、管理することができます。
保証人情報
保証人情報の取得が必要な場合に、ONにすることで保証人の氏名や連絡先、住所や続柄といった情報を取得、管理することができるようになります。
割当部屋
申し込みに対して部屋を割り当てたり、変更したりすることができます。空き状況は自動で判定され、誤った割当が行われないような制御が入っています。
支払い状況
システム内の部屋賃料設定に基づいて、入寮から退寮までの期間に応じた月ごとの支払い情報を生成、管理することができます。管理者は支払い一覧画面で一括で処理することも、個別の申し込み編集画面で更新することもできます。
内部メモ、タグ
その申し込みに関して内部で共有しておくべきことを自由な文字列で保存しておくことができます。また、特定の集団としてグループ化が必要な場合に便利なタグ付けもあわせて行うことができます。
入寮情報
まだ来日していない場合には来日予定日や到着フライトに関する情報を取得したり、来日している場合も共通で、入寮予定日を取得、管理したりすることができます。
銀行口座情報
RA(DA)で報酬が発生するような場合に、銀行口座に関連する情報を取得、管理することができます。
長期不在期間
一時帰国や長期での旅行など、部屋を不在にする期間を取得、管理することができます。
退寮情報
退寮日や、退寮後の予定を取得、管理することができます。
契約更新
契約更新が可能な運用の場合に、契約更新をする意思があるのか、また、どのような期間で延長を希望するのかといった情報を取得、管理することができます。
