募集管理とは
留学生寮管理における募集とは、申し込みの一群を管理するための箱のようなイメージです。たとえば春と秋に一斉募集している大学であれば、「20xx年春学期募集」や、「20xx年秋学期留学生募集」といったようなものに対応します。また、空きが残った場合や、キャンセル等で空きが発生した場合に追加募集を行う場合には「20xx年春学期追加募集」といったような募集を作成することもあるかもしれません。
あまり細かくわけて募集を行わない場合には以上のように学期ごとの募集が基本になると思いますが、それ以外にも母集団の性質ごとに募集をわけるようなケースもあると思います。RA(DA)の募集であったり、特定のプログラム参加者だけの申し込みを受け付けたりしたい場合など、大学によって様々だと思います。
現在の運用がシステム化されていない場合、こうした募集はあくまで案内ページ上での便宜上だけのものであったり、エクセル上の一つの列に過ぎないかもしれません。ただ、募集管理を一つの箱として適切に管理し、システム内で有効活用することで大きなメリットがあります。ここでは、募集管理をシステム化することで得られるメリットやDormforではどういった取り組みが可能かを概説いたします。
募集管理をシステム化するメリット
1. 受付時間を細かく正確に制御可能
入寮希望の申し込みは、通常開始日時と終了日時が設定されていると思います。現在利用されている申し込みの仕組みがタイマーに対応していれば問題ありませんが、システム化することで細かくかつ正確に申し込み受付時間を制御することができます。
開始時間から終了時間の間にアクセスしないと応募できないようにすることで、公平な申し込み機会を提供できるのはもちろん、管理者が手動でON/OFFしたりする必要がなくなるため、受付時間設定に自由度が生まれます。
2. 募集ごとにキャンセル期限や入寮情報登録期限も設定可能
申し込み受付時間を設定できることに加えて、キャンセルがいつまで可能なのか、いつ入寮するのかといった入寮情報をいつまで登録できるようにするのかといった設定を持つことで、その募集に関する管理を効率化できます。
簡単なものでは募集時の説明文に追加するといった対応ですが、それに加えて、期限日にあわせて督促メールを自動で送信するようにしたりもできますので、高度かつ省力な運用フローを強化することができます。
3. 募集対象の寮や、対象者の属性を制限可能
同一システム内で寮を管理する前提にはなりますが、募集時に希望、入寮できる寮を制限することもできます。特定のプログラム参加者はこの寮に入ることが慣例となっているようなケースで効果を発揮します。また、空きが多い寮だけに限定して募集を行いたいといった、需給状況にあわせた募集も簡単に行えるようになります。
あらかじめ対象寮を選択しておくことで、入寮希望者が申し込み時に希望選択できる寮も連動して絞り込むことができるため、より精度の高い希望マッチングにつながります。
4. 募集ごとに入寮期間や募集パターンの有無を設定可能
そこまで複雑な運用を行っていない場合には入寮期間は一律かもしれませんが、例えば一般留学生は1年、特定の留学生は半年といったような運用をしていたり、特定のプログラム参加者については半年か1年から選べるといった運用をしていたりする場合に、募集単位で入寮期間を設定できるようにすることで高度に対応できるようになります。
また、この母集団は保証人の情報が必要、といったケースや、契約更新を可能にしたい、といったような使い分けに対応できるよう、募集パターンを設定できるようにすることで、さらに効率的に募集を管理できるようにできます。いわば募集ごとの雛形を設定するイメージです。RA(DA)を運用しているようなケースであれば、留学生用の募集とRA(DA)募集用のパターンは分かれることが多いと思います。
5. 募集ごとに申し込みをグループ化し、効率的に管理可能
募集をシステム化し、それに紐づくかたちで申し込みを管理することで、「この募集の集団に対してメールを送信したい」「この募集の集団だけCSVファイルでダウンロードしたい」といったような操作も、ほんの数クリックだけで行えるようになります。さらに「この募集の申し込み者の中で喫煙習慣を考慮事項にあげている人を抽出したい」といったことも精度高く行えます。
また、様々な自動化処理の絞り込みにも使えるようになるため、「この募集で退寮日を登録していない人」だけを抽出して督促メールを自動で送信するといったことも簡単に行えるようになります。
留学生寮の募集管理はお任せください
Dormforなら、上記のようなシステムならではの機能をすべてご利用いただけます。Dormforで設定可能な項目は以下の通りです。
Dormforの募集管理機能
名称
募集の名称を指定できます。現在日英対応ですので、日本語、英語それぞれで登録いただけます。
説明文
募集ページに掲載する説明文を日本語、英語で設定いただけます。募集対象者の説明や、参考にすべきURLの指示、申し込みについての注意事項等を記載いただけます。
募集パターン
募集ごとによく使う設定をあらかじめパターンとして登録することで、効率的に募集を管理できます。例えば、留学生向けの応募パターンや、RA用の応募パターンを作成しておいて使い分けるなどが考えられます。
開始日時、終了日時
募集の開始日時と終了日時を分単位で指定できます。自動的に募集が開始され、また終了されるので、募集の受付終了忘れなどがありませんし、業務時間外に設定することも容易になります。
キャンセル期限
キャンセルを受け付ける場合に設定できます。例えば申し込み後1週間以内ならキャンセルを受け付けるといった場合には、募集の終了日時の1週間後に設定してください。
入寮日登録期限
いつに入寮するのかといった入寮に関する情報をいつまでに登録するのかの期限日設定です。ここで設定された日までは入寮者マイページから入寮日登録が行なえます。
対象寮
今回の募集の対象となる寮を複数指定できます。指定した場合、その対象寮のみを申し込み時の希望から選べるようになります。空室状況や、募集対象の属性にあわせて対象となる寮を絞り込みたい場合にお使いいただけます。
入寮期間
申し込み時に選択できる入寮期間を設定することができます。複数登録することができるため、半年と1年、1年と2年といったような様々なパターンに対応できます。
入寮候補日
一斉入寮日が設定されている場合など、特定の入寮候補日を指定したい場合に設定できます。ここに値が設定されている場合、入寮情報登録の際に、入寮予定者がその日程のいずれか、または、その他の日程を理由とともに登録できるようになります。
申し込み完了メール挿入文
募集ごとに個別の注意事項がある場合や、審査プロセスに関して告知しておきたいことがある場合等、申し込み完了メールの上部に差し込まれる文章を管理することができます。
