寮/部屋管理とは
留学生寮管理における寮/部屋管理とは、募集対象になる寮の基本情報や、そのそれぞれの寮に属する部屋の情報や賃料を設定することを意味します。こうした情報を適切に管理することで、部屋の空き状況のシミュレーションや家賃の計算が行えるようになります。一度設定してしまえば、寮の廃止や新設、増築などが発生しない限りはあまり変更がない項目ではありますが、正確にメンテナンスし続ける必要はあるのは言うまでもありません。
システム化が進んでいない場合には、寮のパンフレットや、約款に記載された賃料テーブルを都度参照しながら対応している場合もあるかもしれませんが、その情報の参照性の低さや、業務経験量に依存することも多く、とりわけ新任者への負荷が高くなる傾向があるようです。
こうした寮/部屋管理をシステム化することで、単純なマスタ情報として以上のメリットが多くあります。
寮/部屋管理をシステム化するメリット
1. 寮ごとに異なる入退寮ルールが設定可能
単一の寮だけを運用しているようなケースではあまり問題にはなりませんが、複数寮を運営していて、そのそれぞれで運用ルールが異なる場合には業務が複雑になりがちです。システム化を行うことで、こうした寮特有の運用ルール適用もシステムに委ねることができるため、担当者の負荷低減につながることはもちろん、正確性の向上も期待できます。
ある寮では土日祝日は休みだが、ある寮は土曜は管理人が常駐しているので対応が可能といったケースもあるでしょうし、営業時間がそもそも異なるために入寮や退寮できる時間が異なるというケースもあるでしょう。こうした個別事情にも自動的に対応できるのは非常に大きなメリットと言えます。
2. 寮ごとに管理者権限を設定して情報統制が可能
寮長や管理会社など、寮単位で異なる場合も多いと思います。そうした場合に問題になるのが、「誰が」「どの情報まで」アクセスできるのかという問題です。あまりきつく締めすぎると業務が回りませんし、かといってすべての情報にアクセスできるのは個人情報保護の観点から得策とは言えません。
寮単位で権限を設定できるようにし、いわば管轄寮ベースにシステムを操作できるようにすることで、適切な情報に適切な人だけがアクセスできるようにする状態を簡単に実現できます。
3. 部屋ごとの設定を細かく可能
寮の中には複数の部屋があるのが普通で、寮によっては完全に女性用にしたり、男性用にしたりということもあると思います。また、階層によって女性用、男性用をわけたりと、部屋ごとに受け入れられる性別設定を行っているところも多いのではないでしょうか。
部屋管理をシステム化することで、こうした対象性別の設定も簡単に行えるようになります。また、その設定に基づいて部屋の割当を行うため、入居できない部屋が割り当たってしまうことを未然に防止することができます。
4. 部屋の賃料設定と、変更による適用が可能
部屋管理をシステム化すると同時に、賃料設定もシステム化することをおすすめします。賃料設定をシステム内に持つことで、入寮期間中の賃料計算が可能になり、支払い管理もシステム上で行うことができるようになります。
賃料の計算は人間でやろうとするとなかなか大変ですし、エクセルで計算するにしても参照式があちらこちらに散らばり、メンテナンスや理解の大変なエクセルファイルになってしまいます。一定のルールに基づいた計算であればシステムが得意な領域のため、ごっそりと移行してしまうのが良いでしょう。
5. インポート機能で作業効率化
最初のシステム立ち上げ時はもちろんそうですが、新しい寮がオープンしたときなど、部屋情報の一括登録が必要になることもあると思います。こうしたときに便利なのがインポート機能です。
あらかじめ決められた書式にそったCSVファイルを用意し、それをシステムに登録することで一括で情報登録や更新を行うことができます。
留学生寮の寮/部屋管理はお任せください
Dormforの寮/部屋管理機能
寮基本情報
日本語、英語での名称や画面表示上の略称などを登録することができます。
退寮日登録開始、登録期限
入寮者が退寮期限日の何ヶ月前から退寮日を登録できるようになるのか、また、その退寮日登録をいつまでに行う必要があるかの期限日を設定することができます。
退入寮間日数
前の入寮者が退寮してから何日間日数をあければ新しい入寮者を受けいれるのかの日数を設定できます。クリーニングや入寮者受け入れ準備に必要な日数にあわせて調整できます。
入寮/退寮時間
管理人の常駐時間などにあわせて、入寮や退寮を受け付ける時間候補を設定できます。特に時間候補がない自由入力を受け付ける設定も可能です。
休日設定
曜日指定や、祝日指定、また、別途管理できるカスタム休日などを指定して、寮がいつ休みなのかを設定することができます。
部屋基本情報
日本語、英語それぞれでの名称を設定することができます。
対象性別
その部屋に入寮が可能な性別を指定できます。女性可、男性可、その他可、のいずれかまたは複数を指定して登録できます。
運営メモ
部屋の修繕履歴等、部屋に付随する情報を自由記述のかたちで保存することができます。
賃料設定
部屋の月ごとの賃料や入居時に必要な保証金（デポジット）、日割り家賃の金額などを設定することができます。
