お知らせ管理とは
留学生寮管理におけるお知らせ管理とは、入寮者向けのマイページに掲示する情報を管理する機能を意味します。従来であれば寮の連絡板のようなスペースに印刷したものを掲示することが一般的だったのかもしれませんが、印刷物の準備の手間や、閲覧率の低さの問題、スマートフォンの普及などの背景もあって、お知らせ掲示自体をオンライン化することのメリットが大きくなってきました。
一昔前であれば、寮側のITリテラシーの問題や、プリンターやパソコン設備の問題で見送られることも多かったこうした情報の電子化、オンライン化ですが、今となってはインターネット回線がない寮はむしろ珍しいでしょうし、IT環境が用意されていない寮も滅多にないと思います。
こうしたお知らせ機能をシステムに組み込むことで、紙の印刷物では難しかった様々なことが可能になります。印刷物削減によるコストや手間の問題はもちろんそうですが、そういったことにとどまらない積極的なメリットがあります。
お知らせ管理をシステム化するメリット
1. 入寮者マイページへの掲示が可能
紙のお知らせ掲示を行っている場合、どうしてもその作業に絡む人が増えがちです。配布資料を作成する人はもちろん、その資料を受け取って印刷して掲示する人、そして掲載期間が終了したら掲示を取り下げる人といった具合に、非常に複雑な作業を行っていることがわかります。
お知らせ自体をオンライン化、そしてその管理をシステム化することで、資料作成の手間は大きく削減できますし、掲示管理をする人の負担を実質的にゼロにすることができます。それでいて閲覧すべき人には確実に届けることができます。
2. 時間指定で細かく表示、非表示の制御が可能
システム化することで、掲載開始や掲載終了を非常に細かく設定することができます。通常はそこまで 厳密な運用は必要ないとは思いますが、特定の申し込み期間があるお知らせなどは、その期間と連動するように掲示期間が終了するように設定できるのが理想でしょう。
マナー啓発など、お知らせはついつい大量になりがちなため、掲示期間を細かく制御することでお知らせされる側の確認負担を軽減するのも重要になると思います。
3. お知らせの閲覧履歴を確認可能
印刷物やメールでのお知らせの場合、なかなか閲覧したかどうかを正確に取得するのは困難です。印刷物であれば確認印をおさせたり、全員に配布したりする方法も考えられますが現実的ではありません。メールについてもセキュリティ意識の高まりから開封確認の精度が低くなくなってきていますので費用対効果が悪いという問題があります。
入寮者マイページでの閲覧であれば、閲覧と同時に履歴を残すことができるため、誰がいつ見て、誰が見ていないかといった情報を取得、検索できます。閲覧必須の場合には未閲覧者を抽出してフォローアップを行うなどの対応も行えるなど、柔軟性が高まります。
4. 掲示は寮や募集にあわせて出し分け可能
印刷物での掲示の場合、基本的には寮の誰にでも目につく場所になるため、確認する側が自分が対象のお知らせかを判断する必要がありました。システム化することで誰に情報を届けるかを居住寮や、どの募集によって入寮した人かで絞り込むことができるため、常に自分に関係のある情報だけが表示される状態を実現できます。
ただでさえ情報過多の時代、適切な人に適切な情報だけを届ける仕組みには大きなメリットがあると言えます。
5. ファイル添付で情報補足も可能
画面上のお知らせ掲示の都合、基本的には文字が中心のコミュニケーションにはなりますが、添付ファイルを追加可能にすることで、より応用のきいた運用が可能になります。
例えば何かの申請を受け付ける場合には、その申請書のファイルを一緒に添付したほうがスムーズにいくでしょうし、補足が必要な情報の場合には参考資料としてファイルを添付するのも良いでしょう。こうしたファイル添付を絡めた運用ができることは、システム化したお知らせ管理ならではのメリットと言えます。
留学生寮のお知らせ管理はお任せください
Dormforのお知らせ管理機能
掲示内容設定
タイトルや本文といった、入寮者マイページに表示する内容を設定できます。スペースを取りすぎないように初期状態ではタイトルだけ表示し、タイトルをクリックすることで詳細となる本文を表示します。
添付ファイル
文字だけでの情報伝達では不足がある場合の補足資料や、申請書ファイルなどの付随資料を一緒に案内したい場合に便利な添付ファイルを設定することができます。
掲示期間設定
お知らせを掲示する開始時間と終了時間を分単位で設定できます。お知らせを掲載しっぱなしという事態を未然に防止できるので、お知らせを一度設定したらそのままにしておける効率的運用が実現します。
掲示条件設定
全体への掲示お知らせに加えて、特定の寮だけに掲示したい場合や、特定の募集に関連する入寮者だけに掲示したい場合、またはそれらの組み合わせで掲示対象者を絞り込みたい場合に、掲示条件を設定することができます。余計な情報を関係ない人に伝えることがなくなります。
