仮押さえ管理とは
留学生寮管理における仮押さえ管理とは、様々な事情のために、特定の部屋を割り当てできない状態にしてしまうことを意味します。特別に配慮が必要な留学生のために部屋をあらかじめおさえておくこともあるでしょうし、修繕やトラブルのために一時的に入居できない状態の部屋を区別するためにおさえることもあると思います。
すでに空いている部屋を押さえるケースもあるでしょうし、この入寮者を最後に以後はしばらく誰も入居させたくないというケースもあると思います。いずれのケースにも柔軟に対応できる必要があります。
こうした仮押さえを行うことで、部屋の割当作業から意図的に除外することができるため、割当の精度や柔軟性が高まります。もし仮押さえがなければ、意図せぬ割当からの入寮予定者とのトラブルに容易に発展してしまうため、必須の機能と言えるかもしれません。
仮押さえ管理をシステム化するメリット
1. 優先度の高い入寮者への取り置きが可能
特定のプログラム参加者や、特別に配慮が必要な事情を抱えた留学生など、部屋の割当において優先すべき存在というのが発生することがあると思います。システム上で仮押さえを行うことで、あらかじめそういった方たち向けの部屋を確保した上で他の人達の割当作業を行えるため、一通りの作業を終えた後になって「部屋が足りない！」といった事態に陥ることを防止できます。
2. 修繕やその他事情による一時停止が可能
定期的なものや突発的なものなど、部屋の修繕というのはどうしても一定の確率で発生してしまいます。もしその修繕中の部屋に誰かを割り当ててしまうと、その方からのクレームにつながるのはもちろん、その方を移動させるために大規模な部屋の組み替えを行わないといけなくなったりすると大変です。
システム上の仮押さえ機能を活用することで、こうした一時的に割当から除外したい部屋を簡単に管理できるようになります。修繕が終われば仮押さえを削除するだけなので、無駄なく無理なく部屋を運用することができます。
3. 複雑な割当作業のための下準備が可能
空いている部屋を申し込み順に割り当てていくだけという単純な割当作業であればあまり問題にはならないと思いますが、実際には様々な評価軸で優先度が存在し、それに準じて優先的に割当作業を行っていくことも多いと思います。対象者を優先度順に抽出することである程度の精度を担保できると思いますが、それでも先に一定数の部屋を確保しておきたいというケースもあると思います。
そうした場合に仮押さえ機能を活用することで、先に一定数の部屋をおさえてしまった上で他の割当作業を行うことができます。学内ルールにできるだけ沿ったかたちでの割当により近づけることができます。
4. 特定日時点での空き状況シミュレーションが可能
仮押さえ機能の付随機能として、空き状況シミュレーション機能を実装することができます。今日時点だけの情報でも有用かもしれませんが、今からXヶ月後や、特定の日の空き状況を確認したいという場合もあると思います。
システム上に存在する入寮者の情報を考慮した上で、特定の日付の空きがどの寮にどのぐらいあるかを算出できます。この数字をもとに仮押さえ作成数を考えるのはもちろん、次回の募集の際の定員数目安のようなものを検討するのにも有用でしょう。
5. 内部メモを併記することで、仮押さえ理由も明確化
仮押さえは簡単に作成できる一方で、どうしてその仮押さえを作成されたのかが不明だと、担当者引き継ぎの際の混乱等で、誰にもよくわからない仮押さえが発生してしまうリスクがあります。
そうした場合に備えて、仮押さえを作成する際に同時に内部メモを保存できるようにしておきましょう。その仮押さえが修繕のためなのか、特定の留学生のためなのかといった背景知識を利害関係者間で共有することができます。
留学生寮の仮押さえ管理はお任せください
Dormforの仮押さえ管理機能
空き状況照会
特定の日付での、空き状況をシミュレーションすることができます。対象の性別ごとに、どの寮に、どの程度の数の空きが見込まれるかを容易に把握することができます。
部屋指定での仮押さえ
部屋を指定してその部屋を仮押さえすることができます。仮押さえされた部屋は、割当の際の候補に登場しなくなり、仮押さえが削除されるまでその状態が継続します。
内部メモ
その仮押さえが何の目的で作成されたものかを識別するための内部メモを保存することができます。
