提出物管理とは
留学生寮管理における提出物管理とは、RA(DA)に代表される特別な役割を持った入寮者が作成する様々な提出物を管理することを意味します。親睦を深めるためのレクリエーションイベントの企画書であったり、定例的な寮内の様子を記したレポートであったり、メールや紙での提出を求めているところも多いのではないでしょうか。こうしたレポートは寮の日常を伺い知り、その状態管理を行う上で非常に重要な情報源の一つですが、忙しい業務の合間にこうした内容を的確にチェックするのはなかなか大変な作業だと思います。
提出物が手書きで作成されることはないと思いますので、そのデータを直接システムから提出できるようにすることは非常にRA(DA)にとってメリットがあります。また、それを受け取る側の担当部署も、ファイルが行方不明になったり、いつのレポートかをファイルを開かないとわからなかったりといったことがなくなるため、業務効率化を見込むことができます。
提出物管理をシステム化するメリット
1. いつのレポート提出か容易に一元管理可能
もし、現状はメール添付での受付を行っている場合、そのファイルをどこに保存するかの問題がずっとついて回ります。フォルダ分けをして、部課内の共有フォルダに保存することが多いと思いますが、適切な場所を探して保存したり、必要に応じてファイル名を変更したりと、付随する作業がどうしても多くなってしまいます。また、それが担当者によってやり方が統一されていない場合には、どんどんとよくわからないファイル構造になってしまいます。
保存するだけであればそれでも問題ありませんが、何かの目的でファイルを探したいときに大変です。フォルダを探してはファイルを開いてというのを繰り返すのは想像上に骨が折れる作業ではないでしょうか。
システム化し、容易に検索できるかたちで蓄積していくことで、こうした「探す」ことにつきまとう手間が大きく低減します。また、提出されたファイル名に依存せず、月や対象者で検索できるので、受領に伴う付随作業も大きく減らすことができます。
2. レポートに対して審査コメントや却下も可能
すでに提出されたレポートの審査のようなことを行っているところも多いと思いますが、メールでのやりとりだと履歴を追うことがとても大変になります。また、決まった形式にしづらく、メールを手打ちする工数も馬鹿にできません。
システム化することで、提出されたレポートに対する審査が行いやすくなります。審査結果を選択して保存するだけなので、担当者によって違いが生まれず、混乱も起きません。また、審査コメントをつけて再提出を促したり、場合によっては却下を行うこともできます。そうした様々な履歴が一つの場所に蓄積していくことも非常に大きなメリットと言えるでしょう。
3. 関連部署へのデータ出力が容易
RA(DA)のように、レポート提出に対して報酬が発生する場合もあるかもしれません。こうした場合に報酬支払のために対象者をデータで出力して自部署や関連部署に送りたいということもあると思います。
システム化されていない運用であれば担当者がコツコツとエクセルファイルをしたためるという流れになりがちですが、システム化しておくことで、あらかじめ抽出された対象者のファイルを簡単に出力することができます。
留学生寮の提出物管理はお任せください
Dormforの提出物管理機能
提出物受付
入寮者マイページから簡単に提出物を送信することができます。提出された内容は一覧画面で検索、表示が可能です。
提出物審査
提出された内容に対して、承認、却下が行なえます。あわせて事務局コメントを保存することができ、却下された内容の訂正を求めることができます。
データ出力
一覧画面で必要に応じて絞り込んだ結果を、CSVファイルにエクスポートできます。関連部署に手渡すファイルとして、また、そのベースとしてお使いいただけます。
