まったくの新設校でない限り、すでに何かしらの方法で寮管理を行っていることがほとんどだと思います。このガイドでは、既存の運用からどのようにDormforでの管理に移行できるのかについて記載しています。
初期設定の実施
移行に先立ち、まずはDormforでの初期設定を行ってください。最低限必要なのは、管理画面にアクセスする人を設定する管理者設定と、申込時等に使用する学部設定、募集自体のパターンを設定する募集パターン設定です。それ以外にもより高度に使用するための設定機能がありますが、まずは最低限これだけで十分です。
寮、部屋の追加
Dormfor上に、管理したい寮ならびに部屋を追加してください。部屋については大量になりえるため、CSVファイルによるインポート機能をご用意しています。CSVファイルのテンプレートをダウンロードいただき、管理画面の部屋管理画面よりアップロードいただくことで一括での登録や更新を行えます。
（任意）既存入寮者の登録
システム移行に際し、既存の入寮者をDormforにまとめて登録したい場合は、既存入寮者の登録を行ってください。こちらもCSVファイルによるインポート機能をご用意していますので、CSVファイルのテンプレートをもとに、必要事項をセットした上でアップロードしてください。あやまって登録してしまったデータは削除できますので、何度でもお試しいただけます。既存入寮者を登録するための箱として、募集を作成いただく必要があります。また、入寮している部屋等、登録しようとしているデータがマッチする設定が行われている必要がありますのでご注意ください。
新規募集の作成
最初の立ち上げに伴う設定や登録が完了しましたら、いよいよ新しい募集を作成してください。募集期間や対象の寮を設定すれば、後は設定された期間になれば自動的に募集を開始します。応募内容は順次確認できます。
割当作業の実施
募集期間が終了しましたら、部屋の割当作業を行ってください。自動割当で一括割当を行うこともできますし、1件1件個別に割当ていくこともできます。また、申し込み一覧画面で検索して絞り込むことで、優先度の高いグループごとに自動割当を行っていくこともできますので、貴学の運用に適した方法でうまく自動と手動を組み合わせて割当作業を効率化してください。
割当を行っただけでは、その部屋への入寮は確定していません。すべての割当が問題ないことを確認できましたら、割当確定操作を行ってください。こちらも申し込み一覧画面から、チェック操作で効率的に行うことができます。割当確定操作を行うと、その旨を通知するメールが申込者に発信され、入寮者用マイページに初期ログインするために必要なログイン情報をお知らせします。
入寮確定後、入寮中のフォローアップ
割当確定後は、入寮者はマイページから入寮情報登録や、退寮情報登録を行うことができるようになります。管理画面から未登録の入寮者を抽出し、督促メールを簡単に送れるようになっていますので、必要に応じてフォローアップを行ってください。応募パターン設定で契約更新機能をONにしている場合には、更新意思の確認や審査もあわせて行なえます。
こういう場合はどうしたら良いか？もどんどんお寄せください
以上がおおまかな流れになりますが、学校の数だけ運用の仕方があると思いますので、「こういう場合はどうしたら良いか？」「こういうことはできないか？」など、疑問点やご要望はお気軽にお寄せください。立ち上げに伴う負荷を、少しでもサポートできればと思います。
