銀行口座管理とは
留学生寮管理における銀行口座管理とは、報酬を支払う必要のあるような入寮者の銀行口座情報を取得することを意味します。RA(DA)を運用しているような大学では、毎月の定額報酬や、レポートの提出に対しての報酬といったかたちで銀行振り込みを行っているところも多いのではないでしょうか。申請であがってくる情報の正確性をチェックし、関連部署への情報共有の際に添付するフローは、金銭が絡むだけに非常に気を遣う作業だと思います。
銀行口座情報の取得にあたり、銀行口座情報だけを別の用紙で申請させている、といったようなケースもあるかもしれませんが、入寮者の管理自体をシステム化するのにあわせて、こうした銀行口座情報の取得も同時にシステム化することで、そうした紙やメールのやりとりを無くすことができます。また、システム化することでより正確な情報入力を期待できるので、情報の精度UPの面からも大きなメリットがあります。
銀行口座管理をシステム化するメリット
1. 銀行マスタと連動した正確な入力支援が可能
紙やメールでのやりとりの場合、相手側に正確な入力を期待する他ありません。銀行や支店の統廃合も多い昨今、銀行名が古いままであったり、すでに存在しない支店名が指定されていたりすると、そうしたデータを修正する必要が生じてしまいます。
システム化し、銀行マスタや支店マスタを適切に保持することで、こうした問題を解消できます。入力者側も、選択するだけで正確な情報がセットできるので負担が軽減します。銀行も支店も数が多いので、文字列による絞り込み等に対応しているとなお良いでしょう。
2. 誰の銀行口座情報かが明確
紙やメールで銀行口座情報を受け取るとどうしても突き合わせ作業が発生し、さらにその作業には間違いは許されないため非常に大変な作業になりがちです。
銀行口座情報の取得をシステム化した場合、取得した情報は自動的に特定の入寮者に紐づくため、突き合わせの手間が存在しません。担当者の作業量軽減効果はもちろん、心理的な負担感も軽減できるのは大きなメリットと言えます。
3. ファイル出力時に容易にセット可能
銀行口座情報をシステム内部に保持しておくと、様々なファイル出力の際に一緒に情報として出力することが容易になります。報酬が伴うようなデータを出力する際には有用でしょうし、何かの分析の際の基礎資料にも使えるかもしれません。
留学生寮の銀行口座管理はお任せください
Dormforの銀行口座管理機能
銀行口座取得ON/OFF
RA(DA)の運用を行っていない場合や、募集対象者がRA(DA)を含まない場合などに、銀行口座取得をON/OFFできるようになっています。入力が不要な人にはそもそも入力欄を出さずに、フォームをシンプルに保つことができます。
銀行、支店選択連動
銀行口座情報の入力時には、銀行名の選択に連動して支店候補が自動的に絞り込まれるようになっています。また、文字列による絞り込みにも対応しており、膨大な候補から簡単に目当ての銀行や支店を探すことができます。
提出物CSVへの出力
報酬が絡むことが多い提出物CSVを出力する際に、銀行口座情報もあわせて出力されるようにすることで、関連部署への情報共有がスムーズになります。
