支払い管理とは
留学寮管理における支払い管理とは、月単位で集金する賃料の回収状況を管理することを意味します。入金管理を特に行っていない、または完全に委託している場合にはそこまで関係ない場合もありますが、自部署で督促を行っている場合や、委託先からの情報共有などに満足していない場合には、留学生寮管理システム上で支払い管理を行う意味がでてきます。
毎月の入金状況にあわせて、問題なく入金があったのか、入金はあったが不足があったのか、未払い扱いなのか、といったことを管理することで、督促メールを効率的に行ったり、最悪のケースでは退去させる際の資料として活用したりすることが想定されます。エクセルなどで管理されているところもまだまだ多いとは思いますが、ミスの無いように毎月エクセルファイルをメンテナンスしていくのはなかなか骨の折れる作業ではないでしょうか。
一度設定すれば終わりではなく、毎月発生しうる業務だけにその負担感も大きくなりがちですが、システム化することで高度かつ効率的に管理できれば、留学生寮の運営に関わる利害関係者全員にとって非常に見通しが良い状態を作り出せます。
支払い管理をシステム化するメリット
1. 入金状況を一元管理
「あの申し込みの入金状況はどうなっているのか」といったことを調べるために、複数のエクセルファイルを開いてチェックしなければいけないとしたらすでに黄信号です。入金情報はデータとしては単純ですが、量が多くなりがちで、月単位で経理部署から情報が届くことも多いため、どうしてもエクセルファイルでの管理だと情報が散在しがちです。必要な情報を見つけるためにものすごく時間を毎回取られるということも珍しくないのではないでしょうか。
システム化し、それぞれの申し込みに紐づくかたちで支払い情報を管理することで、「誰の」「いつの支払いが」「どうなっているのか」が瞬時に抽出可能になります。月ごとに特定の条件に合致するものを抽出することも非常に容易になりますので、督促等の周辺業務のスピードも大幅に加速します。
2. 入金確認者、管理者の連携がスムーズ
入金確認自体は管理会社に委ねている、というケースであれば、複数の利害関係者間の情報共有が課題になることが多いと思います。さらに督促だけは担当部署で担っている、または行うこともあるとなると、さらに事態は複雑になります。
情報を一元管理することのメリットでもありますが、一つのシステムで複数の立場の管理者が同じように操作を行えるので、管理会社、寮長、管理担当部署の連携がとてもスムーズになります。作業が重複することも未然に防止できるため、ミスコミュニケーションも、業務ミスも、あらゆるミスの可能性を低減する効果が見込めます。
3. 本人にも情報表示とアラート表示が可能
システム内で支払い状況を管理することで、その情報をそのまま入寮者マイページ側に表示することができます。自身の支払い状況が確認できるだけでもメリットはありますが、さらに条件によっては警告表示で強く入寮者にメッセージを伝えることができます。
例えば滞納の状態になっているものが1件でもあれば、入寮者マイページで目立つ表示を行い、至急の対応を求めるというのも良いでしょう。入寮者マイページを確認しない学生対策としての督促メール送信と組み合わせれば、入金率の向上が期待できます。
4. 督促メールの送信を効率化
支払い管理を行う上で避けては通れないのが督促メールの送信ではないでしょうか。自動引き落としを中心に行っているところではその頻度は少なめかもしれませんが、そうだとしても、また、毎月の振込を中心にしているところであればなおのこと入金にまつわるコミュニケーション量は一定量になるのではないでしょうか。
そうした督促メールを中心とした連絡を高度に統合できるのがシステム化のメリットと言えると思います。システムから直接メールを送信できるので、送る文面をあらかじめテンプレートのかたちで用意しておけば、督促にかかる手間はかなり圧縮されます。対象者の抽出、メール文面のセットと調整、送信実行というフローを簡単に構築することができます。
5. 立場ごとの制御で情報統制も柔軟
支払い管理もお金に関することである以上、情報統制はしっかりすべきです。担当部署の管理者はすべての状況を閲覧できてしかるべきですが、例えば特定寮の寮長であれば、自身が管理している寮の情報だけに限定すべきです。こうした権限や立場に応じた情報管理を徹底しやすいのはシステム化の強みの一つです。
情報は絞る一方で督促等のアクションは過不足なく行えるようにすることで、必要な情報と必要なツールを適材適所に提供することができます。
6. 請求書や領収書の統合も可能
毎月の家賃や学期ごとの家賃請求の際に、請求書を発行しているようなケースも多いと思います。Wordの差し込み機能を駆使したり、人力での対応を余儀なくされているとしたら、システムで支払いに関する情報を管理することで大きな業務効率化が見込めます。仮に頻度は高くなかったとしても、領収書の発行対応等、手間のかかることはできる限り自動化するに越したことはありません。
支払い金額や情報をもとに、適切な請求日や領収日を設定することで、入寮者が自分で請求書PDFや領収書PDFを閲覧、ダウンロードできる環境を整備することができます。管理者視点でも、入寮者視点でも、一つの場所にすべての情報が集約されることでよりわかりやすくなるメリットもあります。
留学生寮の支払い管理はお任せください
Dormforでは支払い管理に便利な機能を多数ご用意しています。もちろん、支払い管理を行う必要がない場合にはこれらの機能を使わずにシステム利用することも可能です。
Dormforの支払い管理機能
メール作成
特定の条件に合致する支払い情報を抽出した上で、チェック操作で当該入寮者にメールを作成することができます。メールテンプレート機能と組み合わせることで、簡単に定型的なメールを作成、送信することができます。
支払い状況の一括、個別更新
チェック操作で、「支払い済」「未払い(滞納)」「料金不足」「未請求」の各ステータスに更新することができます。また、インポート書式にのっとったCSVファイルを準備いただくことで、CSVファイルによる一括更新にも対応しています。
入寮期間に応じた自動生成
支払い管理のもとになる毎月の料金計算は、申し込みごとの入寮日と退寮日をもとに自動生成されます。入寮日や退寮日に変更があった場合には再生成されるようになっているため、入寮期間延長や短縮にも対応しています。
支払いタイミング、金額の手動管理
入寮期間に応じた、毎月の家賃生成に加えて、学期ごとの支払いや、超短期入寮での例外ケースに対応できるよう、手動で支払い情報を管理することができます。インポート機能と組み合わせることで様々なユースケースに対応しています。
請求書、領収書の発行
支払い情報に請求日や領収日を追加設定することで、入寮者マイページで請求書や領収書のPDFを閲覧できるようにすることができます。請求書は請求日ごとに1枚のPDFにまとめられ、領収書は領収日ごとに1枚のPDFにまとめられます。
