契約更新管理とは
留学生寮管理における契約更新管理とは、入寮期間の延長・更新が可能な運用をしているケースで、その契約更新の希望を取得し、審査、更新是非の判断を行うことを意味します。契約更新をそもそも認めていない場合には不要な作業ですが、半年だけ更新が可能な場合や、1回だけ更新が可能といった運用をされているところもあると思います。
契約更新作業も紙の申請書ベースで行っていると突き合わせ作業や、その書類の管理自体が煩雑になりがちです。基本的には入寮者全員に行うプロセスであり、繁忙期と重なるとどうしてもその対応が大きな負荷として担当部署にかかりがちです。契約更新に関する申請から審査、実際の入寮期間の更新までをシステム化することで、ワンストップかつ高精度に契約更新に関わる実務を効率化することができます。
契約更新管理をシステム化するメリット
1. 契約更新の審査までスムーズに可能
契約更新管理をシステム化することで、契約更新の意思確認を入寮マイページから行えるようにできます。入寮者は契約更新の意思表示をすべきタイミングが来ると画面へ誘導され、そこから更新の有無とその理由を申請するようなフローです。
そのように送信された契約更新の意思はその入寮者に紐づいているので、そのまま審査フローに入ることもできますし、ある程度の期間をきって、まとめて審査を行うのも良いでしょう。紙の申請書をテーブルに広げて、ということをしなくてよくなり、契約更新意思確認の業務がスピーディーかつスムーズに流れるようになります。
2. 延長選択肢も募集単位で連動可能
契約更新期間が固定の場合には更新するかどうかの簡単な判定になりますが、更新する期間が半年と1年のいずれかといったように選択できる場合には少し工夫が必要になります。
契約更新可能な月数をあらかじめシステム上に設定しておくことで、契約更新意思確認の際に入寮者に選択させることができます。特定の募集についてはその期間を変えたりすることも可能なため、属性が入り組む運用にも対応できます。
3. 契約更新の有無にあわせた退寮日申請フローが構築可能
契約更新する場合には退寮日の登録が先送りされることになり不要になります。一方で、契約を更新しない場合には速やかに退寮日を登録してもらう必要があります。かといって、両方の入力ができるようになっているのは無用な混乱を生んでしまうため、必要がないうちは一方の表示や誘導は抑制されているべきです。
契約更新確認をシステム化することで、こうした条件にあわせて申請フローをダイナミックに変化させて、素早く必要な情報を取得できるようになります。
4. 督促メール送信も自動化が可能
契約更新意思確認は基本的には対象となる方全員に行ってもらう必要のある作業だと思います。ただ、忘れている入寮者がいることも珍しくありません。その度に手動で督促メールを送っていては担当者の業務負担が高まってしまうため、督促メール送信も自動化してしまうことをおすすめします。
自動化までいかなくても、契約更新意思確認が行われたかどうかを抽出することで、こうした入寮者に対するアクションを行いやすくなります。そういった表示、検索の精度が高く効率化につながりやすいのもシステム化のメリットと言えます。
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Dormforの契約更新管理機能
契約更新意思確認
入寮者がマイページから契約更新の意思表示を行うことができます。あらかじめ設定されたタイミングで意思確認を求める誘導文言が出るようになり、回答率を高めます。
契約更新審査
送信された契約更新意思は、様々なフィルタで絞り込めます。また、それぞれに承認するのかどうかを保存することができます。
更新承認とデータ反映
契約更新を希望するものに対して承認操作を行うと、自動的に希望された期間分、入寮期間が延長されます。そうしたデータ反映は自動のため、担当者は審査自体に集中することができます。
